onboarding, Starter, eerste dag, nieuwe werknemer

De eerste werkdag: zo geef je nieuwe medewerkers een vliegende start

- Silke De Praitere

Maak de startdag memorabel: originele ideeën om je starter te begeleiden.

De eerste indruk

We hebben het allemaal meegemaakt: de eerste werkdag op een nieuwe job. Piekfijn uitgedost sta je daar, met klamme handen door de stress en vol jeugdig enthousiasme. Intussen is die fase voorbij, maar de eerste indruk kan je moeiteloos oproepen. Geen twijfel mogelijk over hoe belangrijk die is geweest voor het gevoel dat je ‘s avonds terug mee naar huis nam.

Nu sta je aan de andere kant van het verhaal. Je ontwikkelde misschien al een onboardingproces en zoekt naar extra tips & tricks of concrete manieren om de startdag van je werknemer te organiseren. Deze blog zet je in één-twee-drie op weg.

Lees meer over onboarding

Groepsfoto met glazen-1

Verwelkoming

Een hartelijke “welkom” op de eerste werkdag doet wonderen. Trek die verwelkoming door van aan de inkom tot op het bureau van je werknemer. Nog leuker wanneer de begroeting en eerste begeleiding gebeuren door een vertrouwd gezicht uit het sollicitatieproces. Dat is alvast één naam die bekend in de oren klinkt.

  • Stuur de avond voordien een sms’je of e-mail naar de starter met een korte boodschap zoals “we kijken uit naar je komst morgen!”.
  • Hangen er schermen bij de inkom van je kantoor? Zorg voor een leuke entree voor de starter met een welkomstboodschap. Let op dat je geen foto’s publiceert zonder toestemming de medewerker. Met een persoonlijke boodschap maak je het verschil!
  • Niet iedereen is fan van veel toeters en bellen. Maak de verwelkoming niet té overweldigend en geef de starter tijd om te wennen aan zijn nieuwe werkplek.
  • Een bureau versieren is intussen een klassieker. Bij flexdesks is het iets moeilijker om een blijvend aandenken te voorzien, maar een onboardingpakket met gepersonaliseerde spullen doen het altijd goed. Daarnaast kan je ook zaadjes en andere benodigdheden voorzien zodat de starter samen met zijn eigen bureauplantje kan groeien. (Voorzie beide zeker van voldoende water!) 

Een fysiek geschenkje bij de start scoort altijd. Deze gouden tip past onze cadeaupartner Rituals al even toe: bij de onboarding krijgt hun nieuwe werknemer twee geschenken: eentje om zelf te houden en eentje om weg te geven. Want geven maakt gelukkiger dan krijgen. Rituals werd in 2021 bekroond als klantvriendelijkste bedrijf van Nederland. Als je weet dat ze hun werknemers steeds behandelen alsof ze hun allerbeste klanten zijn, dan is de medewerker echt wel koning. 

Behandel jouw team ook als VIP’s: met Kadonation schenk je steeds het mooiste geschenk. Ook voor die speciale eerste werkdag. 

Probeer het nu uit

Ijsbrekers

De mens is een sociaal wezen en heeft nood aan contacten. Zeker op een eerste werkdag. De vele namen gaat je starter nog niet kunnen onthouden, maar leuke anekdotes of aangename kennismakingen, blijven wel hangen! Als werkgever is het interessant om dergelijke situaties uit te lokken.

  • Via een “wie-is-het-spel” met iedereen van het team, link je de kennismaking meteen aan iets leuks. 
  • Een idee dat in Nederland meer ingeburgerd is: een snoeppot op de bureau van de starter. Een extra incentive voor je collega’s om een praatje te komen slaan met je nieuwe medewerker - het ijs is meteen gebroken.
  • Om in thema te blijven: bij Kadonation staat een eerste werkdag garant voor een pizzalunch.Tijd nemen om samen te eten bevordert de sfeer en ontlokt de leukste verhalen.
  • In de beginfase moeten veel kennismakingen worden ingepland. Om die wat dynamischer te maken, organiseer je bijvoorbeeld laagdrempelige wandelmeetings. Op die manier leert de nieuwkomer meteen de omgeving rond je kantoor kennen.
  • Plan eens een koffiemoment met de laatste 5 starters in je organisatie. Ze hebben wellicht een andere achtergrond, maar waren allemaal recent “de nieuweling”. Wie weet welke inzichten of grappige verhalen hieruit voortkomen.

Schermafbeelding 2022-08-17 om 17.47.18

Begeleiding

Een nieuwe werknemer heeft begeleiding nodig, en dat niet alleen op de eerste werkdag. Je kan bijvoorbeeld ook een buddy-systeem invoeren.. Een buddy is de partner in crime van je nieuwe teamlid, die de geschreven en ongeschreven regels van het bedrijf al kent en de starter op sleeptouw kan nemen. Daarnaast is de buddy ook het eerste aanspreekpunt voor vragen en kunnen eventuele problemen op een laagdrempelige manier gemeld worden. Een leuke extra: trakteer de starter en buddy op een lekkere lunch in de tweede week!

Hoewel het begeleiden van de starter geen “handje-vasthouden”-allures moet krijgen, is het aangenaam om als nieuwe werknemer een ingevulde agenda voor de volgende dagen voorgeschoteld te krijgen. Ook kennismakingen met niet-rechtstreekse collega’s kunnen hierbij horen. Op die manier krijgt de starter een ruimer beeld van de organisatie. Plan de agenda niet volledig vol met meetings, maar zorg ervoor dat de medewerker ook al concreet aan het werk kan. Sommige starters willen namelijk al meteen vanaf dag één meerwaarde creëren.

Tips & tricks

Kans is groot dat de nieuwe medewerker weinig kennis heeft van de buurt rondom je kantoor. Fijn om dan een overzicht te hebben van de hotspots in de buurt. Waar haal je de lekkerste broodjes (en waar moet je de wachtrijen vermijden), waar is een apotheek of waar ga je het goedkoopst tanken? Is er een leuk park voor de lunch of om te sporten? Gebruik de meerwaarde van je omgeving als extra pluspunt bovenop de werksfeer!

Als we dan toch met lijstjes bezig zijn, is een beschrijving van de verschillende verantwoordelijken binnen het bedrijf handig. Dit gaat verder dan de klassieke organisatiestructuur. Wie verwittig je bij ziekte of verlof-aanvraag, waar moet je heen bij een technisch probleem met je laptop, etc.?

Een laatste tip is er eentje voor grotere bedrijven in volle groei. “Massa-onboarding” wordt vaak gebruikt wanneer maandelijks meerdere nieuwe medewerkers in dienst treden. Door de starters allemaal tegelijk te begeleiden in een algemeen programma, schept dit meteen een band tussen de nieuwelingen. Anderzijds is er het risico dat de onboarding snel onpersoonlijk wordt en je je als starter minder speciaal voelt.

Belangrijk dus om dit massa-gevoel als bedrijf te doorbreken door per team van collega’s een extra initiatief aan te bieden om de starter welkom te heten. Samen taart eten bijvoorbeeld. Of vanuit het management ervoor zorgen dat iedereen persoonlijk aangesproken wordt tijdens de lunch of koffiepauze. De starter kunnen aanspreken met zijn/haar naam is een minimum aan beleefdheid en wordt erg geapprecieerd. 

Schermafbeelding 2022-08-17 om 17.48.37

Remote starters

Last but not least: wat met starters die remote zullen werken? Een aangepaste onboarding zal nodig zijn. Maak de zoveelste wandeling naar hun vertrouwde bureau specialer door ook voor hen een welkomstpakket te voorzien. Voor personeel in het buitenland is een smaakvolle box vol lokale lekkernijen een mooi gebaar. Of zorg voor een gepersonaliseerd startpakket dat van je nieuwe medewerker meteen een ambassadeur maakt.

Om de interne bedrijfssfeer ook tot bij je remote starter te brengen, kan het organiseren van een online quiz of online escape room een toffe pauze zijn. Of werk “live” samen door op een tweede beeldscherm te videobellen met je collega. Zo werk je apart van elkaar, maar toch samen.

Tijd en moeite investeren in een geslaagde onboarding loont zeker de moeite. Echter: onboarding stopt niet na de eerste werkdag van je nieuwe collega. Pas na enige tijd zullen de dagen een ritme beginnen krijgen en voelt de medewerker zich een volwaardig lid van het team. Het proces van een hele onboarding duurt vaak zes maanden en soms zelfs langer. De moeite waard om als werkgever op in te zetten. Kadonation biedt je gratis een handige checklist aan om je medewerker een onvergetelijke start te bezorgen.

Download de onboarding checklist

 

Waarom kiezen voor Kadonation?

Bij Kadonation geloven we in twee dingen: waardering en eenvoud. Waardering, want we vinden dat je werknemers verzorgen enkel voordelen meebrengt voor iedereen. Eenvoud, want we vinden dat geschenken geven ook voor bedrijven een pak efficiënter en schaalbaarder kan. Daarom bouwden we een innovatief gratis platform: Kadonation Select. 

  • Stel in geen tijd een slim waarderingsbeleid op
  • Verras je medewerkers met de leukste geschenken. 
  • Geen wildgroei meer binnen je organisatie.
  • Geen ellenlange zoektocht naar het juiste geschenk. 
  • Wel overzicht, en steeds onvergetelijke attenties binnen handbereik. 

Het beste van alles: Kadonation Select is volledig gratis. Waar wacht je nog op? 

Probeer het nu uit

Blogvisuals-4